| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Kun je een nieuwe mail sturen aan iemand die niet de aanvrager de ticket is? (om bijv. iets na te vragen bij de HR adviseur) | Je kunt een nieuw ticket aanmaken in Topdesk via de knop 'Nieuwe eerstelijns melding' of een mail sturen in Outlook. |
| Wanneer pas je de streefdatum aan en hoe bepaal je de doorlooptijd? | Het is handig om de streefdatum direct aan te passen als je ziet dat dit niet binnen 5 dagen opgepakt kan worden. Krijg je bijv. een mutatieformulier binnen met ingangsdatum 1 oktober, dan kun je de streefdatum bijv. aanpassen naar 1 september. Uiteraard afhankelijk van de situatie, soms kan er meer spoed achter zitten of heeft een mutatie meer/minder tijd nodig. Daarnaast kun je de streefdatum aanpassen als je ergens mee bezig bent maar nog wacht op de aanmelder voor aanvullende informatie. Geen bericht nodig als de langere doorlooptijd logisch is voor de aanvrager, bijvoorbeeld: mutatie met ingangsdatum ver in de toekomst Wel bericht nodig als bijv. de aanvrager mogelijk verwacht dat er snel iets gebeurt of je afhankelijk bent van aanvullende informatie. |
| Wat is het verschil tussen de status afgemeld en gereed? | Afgemeld is het einde van het ticket, Gereed gebruiken we niet. Gereed is voor als je op andere manier werkt waarbij alle tickets afgemeld worden door de HR Servicedesk. De klantteams zetten het ticket op gereed en de HR Servicedesk op afgemeld. Klantteams hoeven dan geen contact te hebben met de aanmelder. HR servicedesk is dan 1e lijns en de klantteams 2e lijns behandelaar. |
| Kun je afgemelde tickets nog ergens terugvinden? | Via zoeken linksboven of gebruik de selectie: 'HR: afgemelde meldingen huidige gebruiker'. Deze selectie toont alle afgemelde meldingen van jouzelf als gebruiker. |
| Zijn er afspraken over het updaten van de status van een ticket in het vrije tekstveld (onzichtbaar voor aanvrager)? Bijv. om erin te zetten wat je hebt gedaan en op wie of welke info je aan het wachten bent | Het is handig om in het vrije tekstveld (op onzichtbaar) te vermelden wat de status is. Hierbij het verzoek aan iedereen om dit goed te doen. Als je op iets wacht of in overleg bent, zet dit in het ticket zodat andere collega's dit kunnen zien tijdens eventuele afwezigheid. |
| Hoe kun je het verschil in Topdesk zien als het een vraag is van een medewerker of aanvraagformulier leidinggevende? | Alle formulieren hebben het onderwerp 'HR - …. '. Wanneer het een vraag per mail betreft, heeft het het onderwerp van de mail. Je kunt daarnaast onder 'Aanmelder' zien wie het heeft ingestuurd. |
| Is er een manier te vinden om te checken of bijlage correct is mee verzonden met het antwoord? | Je kunt in Topdesk zien welk bericht je hebt gestuurd en of de bijlage is toegevoegd. Dit zie je onder de actie in Topdesk waar een envelopje bij staat. |
| Kan je je bericht opslaan voordat je het verzend en later weer op terugkomen in het concept? | Dit kun je doen door je antwoord te typen en 'Maak onzichtbaar voor aanmelder' aangevinkt te hebben en op te slaan. Je kunt er dan later op terugkomen, het bericht aanpassen en 'Maak zichtbaar voor aanmelder'. |
| Hoe krijg je in TOPdesk de laatste reactie van de aanvrager te zien bij een reactie (nu zie je steeds de originele aanvraag)? | Dit is helaas niet mogelijk om anders in te richten. |
| Mails koppelen aan eerdere melding en hoe voeg ik twee meldingen samen? | Dit is helaas niet mogelijk. Je kunt wel in één van de tickets zetten: 'Dit ticket gaat verder in ticket nummer XXXXXX.' |
| Als er een ticket is met nieuwe medewerker. Aanbod en bevestiging vanuit zelfde ticket versturen? Of bijvoorbeeld een vraag aan medewerker, als ticket van een afdeling af komt? | Het aanbod en de bevestiging stuur je vanuit Varbi. Wanneer niet vanuit Varbi mogelijk (bij interne kandidaat of geen werving) stuur je de Xential brieven als bijlage per mail. |
| Kun je van een mailwisseling in TOPDesk 1 PdF maken voor in het dossier? | Via 'Meer' en 'Afdrukken' kun je dit doen. |
| Worden vragen die je tussentijds aan een andere collega/afdeling gesteld worden ook meegestuurd naar de aanvrager als jij weer een reactie stuurt op een vervolgvraag? | Het wordt niet automatisch gemaild naar de aanvrager maar de aanvrager kan dit wél in Topdesk zien in de Self Service Portal, dus let op bij gevoelige informatie. |
| Kan zichtbaar worden gemaakt wat de ingangsdatum van de aanvraag mutatie is? | Dit is niet mogelijk. Je kunt wel zelf de titel van het ticket aanpassen door aan de linkerkant het tweede blok van boven te openen en op de korte omschrijving te klikken (naast het pijltje). Pas vervolgens het veld 'Korte omschrijving' aan. |
| Hoe kan ik op een reactie reageren zonder dat ik de melding op afgehandeld zet? | Een andere status gebruiken: bijv. In behandeling, Wachten op aanmelder/derde partij of Informatie toegevoegd. |
FAQ Topdesk
Updated on