Een nieuwe Topdeskmelding
Wanneer een nieuwe Topdeskmelding binnenkomt, heeft deze standaard de status 'Nieuw' en moeten er een aantal gegevens ingevuld worden:
- Vul de juiste categorie in
- Vul de juiste subcategorie in
- Vul bij 'Object ID' altijd 'Topdesk' in (dit kun je typen)
- Zet de status altijd naar 'In behandeling'
- Zet het ticket eventueel op een andere behandelaar of behandelaarsgroep
Een melding afhandelen
De taal van de aanhef en ondertekening wordt gebaseerd op de taal van de aanmelder. Deze staat vermeld onder het kopje 'Aanmelder' en kun je zelf aanpassen indien gewenst.
- Vink 'Maak onzichtbaar voor aanmelder' uit
- Vul het actieveld in. Dit is de inhoud van je bericht en zal zowel voor Topdesk als voor de e-mail worden gebruikt.
- Pas de status aan naar 'Wachten op aanmelder' (als je nog op een reactie terug wacht) of 'Afgemeld' (als je het hebt afgehandeld).
- Klik op 'Opslaan'
- Op het moment dat je de status wijzigt en op 'Opslaan' klikt, krijg je altijd de optie om een e-mail te versturen. De inhoud van de mail is gelijk aan het laatste bericht bij de acties dat zichtbaar is voor de aanmelder.
- Let op: als je de e-mail toch niet wil versturen druk je bij de volgende stap op 'Weggooien'.
Het bericht dat je wilde versturen blijft alsnog in Topdesk staan en zal zichtbaar zijn voor de gebruiker als deze in Topdesk kijkt. Wil je dit ook niet? Klik dan op het prullenbakje rechtsonderin het veld waarin je het bericht hebt getypt in Topdesk.
Wil je een bijlage toevoegen aan je e-mail naar de gebruiker? Voeg dit dan toe via het paperclipje bovenin het actieveld (zie hieronder). Wanneer de e-mail zich in Topdesk opent, dien je de bijlage ook aan te vinken. Anders wordt deze niet meegestuurd.
