Brieven opslaan
Ga naar de juiste werkgroepmap:
- HR_ValidSign-Klantteam1_FNWI_FdR_DI
- HR_ValidSign_Klantteam2_FSW_DCCN
- HR_ValidSign_Klantteam3_FdL_FFTR_BB
- HR_ValidSign_Klantteam4_RS_FDM_RDA
- HR_ValidSign_Internationaal
- HR_ValidSign_Verzuim
- HR_ValidSign_Topkader
- HR_ValidSign_Servicedesk
Naamgeving document
Gebruik altijd de volgende naamgeving voor het opslaan van het document:
- Briefnummer en onderwerp
- Voorbeeld: 26U.123456 arbeidsovereenkomst
Verzamelen van documenten - nog niet klaar voor archivering
Wacht je nog op goedkeuring voordat de brief in ValidSign geplaatst mag worden? Sla de brief dan eerst op in de map '0. Wachten'. Zodra de goedkeuring binnen is, kun je deze verplaatsten naar de map '1. Aanleveren'.
Eén brief voor één medewerker
Sla de brief op in de map '1. Aanleveren' met de juiste naamgeving.
Meerdere brieven voor één medewerker
Heb je meerdere brieven voor dezelfde medewerker die in één transactie ondertekend mogen worden?
- Maak een nieuwe map aan in de werkgroep
- Geef de map de volgende naam: Unummer (voorbeeld: U123456)
- Plaats alle brieven die in één transactie verstuurd mogen worden in deze map
Ondertekenaar(s) doorgeven
- Open het Exceldocument in de werkgroepmap waarin je de brief hebt opgeslagen
- Vul de gevraagde gegevens voor de ondertekenaar (medewerker) in
- De gegevens van de vaste ondertekenaars staan al in het Excel vermeld
Verwerking in ValidSign en Corsa
Na het opslaan en registreren hoef je zelf geen verdere actie te ondernemen. De verdere verwerking wordt uitgevoerd door de archiefmedewerkers van de Servicedesk.
- Wanneer zij iets in behandeling nemen, verplaatsen zij de brief naar de map '2. In behandeling'.
- Na volledige ondertekening wordt de brief verplaatst naar '3. Afgehandeld'.
- ValidSign stuurt automatisch e-mails wanneer een transactie is afgerond (wanneer de brief volledig is ondertekend).
- In alle HR mailboxen zijn regels ingesteld zodat deze e-mails automatisch doorgestuurd worden naar [email protected].
- De e-mails worden daarna direct doorgezet naar de map 'ValidSign' die wordt beheerd door de archiefmedewerkers van de Servicedesk.
- Vervolgens zorgen zij voor archivering van de volledig ondertekende brief in het juiste subdossier van de medewerker in Corsa en wordt de conceptbrief in het dossier overschreven.