Vanuit het project Uniformeren HR-processen is nagedacht over een gestandaardiseerde manier om de juiste functionarissen per faculteit/eenheid tijdig te informeren bij in- en uitdiensttredingen.
Momenteel verschilt het per faculteit/eenheid wie geïnformeerd moet worden en welke vervolgacties hieruit voortkomen (laptopaanvraag, Hora Finita, taakallocaties etc.). Om hierin uniformiteit en duidelijkheid te creëren, is gekozen voor onderstaande werkwijze.
- Iedere faculteit/eenheid richt één functioneel mailadres in;
- De benaming van dit mailadres is overal gelijk, waarbij alleen de naam van de faculteit/eenheid verschilt;
- Aan deze mailbox verlenen de faculteiten/eenheden zelf toegang aan de afdeling overstijgende functionarissen die geïnformeerd moeten worden bij een in- en uitdiensttreding, b.v. een hoofd huisvesting of bedrijfsvoerder.
- HR verstuurt vanaf 15 juni bij in- en uitdiensttreding van een reguliere of declaratie medewerker vanuit Outlook gelijktijdig met het afhandelen van het ticket in Topdesk een standaardmail naar zowel dit functionele mailadres als de aanvrager van de mutatie.
E-mailadressen
De e-mailadressen zijn als volgt:
- RS: [email protected]
- BB: [email protected]
- DI: [email protected]
- FSW: [email protected]
- FdL: [email protected]
- FdR: [email protected]
- FFTR: [email protected]
- FNWI: [email protected]
- DCCN: [email protected]
- RDA: [email protected]
- FdM: [email protected]
Werkwijze
De HR-medewerker verstuurt voor iedere aanvraag van een in- en uitdiensttreding van een reguliere of declaratie medewerker zodra de mutatie verwerkt is via Outlook een standaardmail volgens onderstaand format. Dit wordt gestuurd naar het desbetreffende bovengenoemde functionele mailadres met in cc de aanvrager van de mutatie (in de praktijk de leidinggevende/management-assistent).
Afhankelijk van de binnen de faculteit/eenheid geldende werkafspraken dragen aanvrager op de afdeling en de voor de mailbox geautoriseerde functionarissen vervolgens zorg voor het uitzetten van de benodigde acties.
Voor FdR geldt bovenstaande ook voor informeren van in- en uitdiensttredingen van overige registraties.
Standaardmail bij indiensttreding (naar on- & offboarding mailbox van de juiste faculteit/eenheid)
Per <ingangsdatum> komt <naam medewerker> (<U-nummer>) in dienst als <functienaam> bij <naam afdeling> (<naam subafdeling>).
Diegene gaat <aantal fte> fte werken en komt t/m <einddatum> in dienst, het contract <eindigt van rechtswege/wordt omgezet naar onbepaalde tijd bij goed functioneren/wordt na 1,5 jaar verlengd voor 2,5 jaar>.
Het e-mailadres moet nog worden gegenereerd, diegene is nu bereikbaar op <privé mailadres>.
Standaardmail bij uitdiensttreding (naar on- & offboarding mailbox van de juiste faculteit/eenheid)
Hierbij de bevestiging dat <naam medewerker> (<U-nummer>), werkzaam als <functie> bij <afdeling>, per <datum uit dienst> uit dienst treedt.