Vanuit het project Uniformeren HR-processen is nagedacht over een gestandaardiseerde manier om de juiste functionarissen per faculteit/eenheid tijdig te informeren bij in- en uitdiensttredingen.
Momenteel verschilt het per faculteit/eenheid wie geïnformeerd moet worden en welke vervolgacties hieruit voortkomen (laptopaanvraag, Hora Finita, taakallocaties etc.). Om hierin uniformiteit en duidelijkheid te creëren, is gekozen voor onderstaande werkwijze.
- Iedere faculteit/eenheid richt één functioneel mailadres in;
- De benaming van dit mailadres is overal gelijk, waarbij alleen de naam van de faculteit/eenheid verschilt;
- Aan deze mailbox verlenen de faculteiten/eenheden zelf toegang aan de afdeling overstijgende functionarissen die geïnformeerd moeten worden bij een in- en uitdiensttreding, b.v. een hoofd huisvesting of bedrijfsvoerder.
- HR verstuurt vanaf 15 juni bij in- en uitdiensttreding van een reguliere of declaratie medewerker vanuit Topdesk gelijktijdig een standaardmail naar zowel dit functionele mailadres als de aanvrager van de mutatie.
E-mailadressen
De e-mailadressen zijn als volgt:
- RS: [email protected] → aangemaakt
- BB: [email protected] → aangemaakt
- DI: [email protected] → aangemaakt
- FSW: [email protected]
- FdL: [email protected]
- FdR: [email protected]
- FFTR: [email protected]
- FNWI: [email protected] → aangemaakt
- DCCN: [email protected]
- RDA: [email protected] → aangemaakt
- FdM: [email protected] → aangemaakt
Werkwijze
De HR-medewerker verstuurt voor iedere aanvraag van een in- en uitdiensttreding van een reguliere of declaratie medewerker via Topdesk een standaard reactie volgens onderstaand format naar de aanvrager (in de praktijk de leidinggevende/management-assistent) zodra de aanvraag verwerkt is. Bovengenoemde functionele mailbox van de betrokken faculteit/eenheid wordt hierbij standaard in de CC gezet.
Afhankelijk van de binnen de faculteit/eenheid geldende werkafspraken dragen aanvrager op de afdeling en de voor de mailbox geautoriseerde functionarissen vervolgens zorg voor het uitzetten van de benodigde acties.
Voor FdR geldt bovenstaande ook voor informeren van in- en uitdiensttredingen van overige registraties.
Reactie Topdesk bij indiensttreding (CC: on- & offboarding mailbox van de juiste faculteit/eenheid)
Per <ingangsdatum> komt <naam medewerker> (<U-nummer>) in dienst als <functienaam> bij <naam afdeling> (<naam subafdeling>).
Diegene gaat <aantal fte> fte werken en komt t/m <einddatum> in dienst, het contract <eindigt van rechtswege/wordt omgezet naar onbepaalde tijd bij goed functioneren/wordt na 1,5 jaar verlengd voor 2,5 jaar>.
Het mailadres moet nog worden gegenereerd, diegene is nu bereikbaar op <privé mailadres>.
Reactie Topdesk bij uitdienstreding (CC: on- & offboarding mailbox van de juiste faculteit/eenheid)
Hierbij de bevestiging dat <naam medewerker> (<U-nummer>), werkzaam als <functie> bij <afdeling>, per <datum uit dienst> uit dienst treedt.