Documenten opslaan
Ga naar de juiste werkgroepmap:
- HR_archief_FdM
- HR_archief_FSW
- HR_archief_FNWI
- HR_archief_FFTR
- HR_archief_DCCN
- HR_archief_RS
- HR_archief_BB
- HR_archief_DI
- HR_archief_FdL
- HR_archief_RDA
- HR_archief_FdR
Naamgeving document
Gebruik altijd de volgende naamgeving voor het opslaan van het document:
- Unummer en onderwerp
- Voorbeeld: U123456 aanvraag contractverlenging
Verzamelen van documenten - nog niet klaar voor archivering
Ben je documenten nog aan het verzamelen en wil je deze tijdelijk opslaan voordat ze gearchiveerd worden (bijvoorbeeld bij een indiensttreding)?
- Maak een nieuwe map aan in de map '1. Wachten'
- Geef de map de volgende naam: voorletters en achternaam (voorbeeld: A.B. Jansen)
- Plaats alle documenten in deze map
- Zijn alle documenten compleet en het U-nummer aangemaakt? Wijzig de mapnaam naar het U-nummer en verplaatst het in zijn geheel naar de map '2. Archiveren'.
Klaar voor archivering - één document voor één medewerker
Is het document compleet? Sla het document op in de map '2. Archiveren'.
Klaar voor archivering - meerdere documenten voor één medewerker
Heb je meerdere documenten voor dezelfde medewerker?
- Maak een nieuwe map aan in de map '2. Archiveren'
- Geef de map de volgende naam: U-nummer (voorbeeld: U123456)
- Plaats alle documenten in deze map
Verzuimdocumenten ter archivering
In iedere werkgroepmap staat onder map '2. archiveren' een map 'Verzuim'. Daarin worden door het Team Verzuim alle documenten die betrekking hebben op verzuim opgeslagen. Daarvoor geldt dat deze met een andere benaming worden opgeslagen in de werkgroepmap zodat deze door de archivarissen op de juiste manier in het re-integratiedossier in Corsa kunnen worden opgeslagen.
Hiervoor geldt: 'U-nummer - eerste ziektedag - soort document - datum document', dus bijvoorbeeld:
U123456 - 05-03-2026 - plan van aanpak - 15-04-2026
Verwerking in Corsa
Na het opslaan hoef je zelf geen verdere actie te ondernemen. De verdere verwerking wordt uitgevoerd door de archiefmedewerker.