Het overzicht voor aflopende benoemingen kun je draaien vanuit DWH. Dat overzicht draai je in Excel en sla je op in de Teams-map van jouw klant- of specialisatieteam. Het is de bedoeling dat je eens in de 2 à 3 maanden een nieuwe lijst draait uit DWH zodat eventuele nieuwe (korte) contracten ook op het overzicht komen en je weer met een opgeschoonde lijst verder kunt.
- Je kiest de lijst Padv02 Aflopende benoemingen Faculteit-cluster
- Bij 'Faculteit/cluster' vink je alle faculteiten/eenheden aan die binnen jouw klant- of specialisatieteam vallen
- Bij functieplaatscategorie vink je REG, DEC, en OV aan
- Bij vanaf kies je een ingangsdatum, bijvoorbeeld 3 maanden terug (bijv. het is vandaag 01-08-2026, kies dan als ingangsdatum 01-05-2026), op die manier komen onverhoopt niet verlengde/beëindigde registraties ook op de lijst
- Bij t/m kies je de einddatum, bijvoorbeeld 1 jaar vooruit (bijv. het is vandaag 01-08-2026, kies dan als einddatum 31-07-2027)
- Klik op 'uitvoeren'
- Klik op het tabblad 'platte lijst'
- Klik op het downloadteken (exporteren) of CTRL + E
- Klik op 'exporteren'
Nu heb je de lijst in Excel geopend, vervolgens kun je de volgende wijzigingen toepassen:
- De kolommen 'fte' en 'geldstroom' kun je verwijderen
Klik op de '1' zodat de gehele eerste rij geselecteerd wordt, klik vervolgens onder Start op 'Sorteren en filteren' en vervolgens op 'Filter'
- Klik op het pijltje naast 'Nationaliteit' en zet het vinkje uit onder 'alles selecteren' waardoor alles gedeselecteerd wordt. Klik vervolgens op 'Nederland' om enkel medewerkers met de Nederlandse nationaliteit zichtbaar te krijgen op de lijst. Klik vervolgens op 'Ok'. Voor Team Internationaal geldt dit natuurlijk andersom.
- Klik op het pijltje naast 'Eind iar' en laat alleen 'lege cellen' aangevinkt staan. Op die manier verdwijnen alle al verwerkte beëindigingen uit de lijst.
- Voeg een extra kolom toe en zet daarboven 'Opmerkingen'. Hier kun je als team neerzetten dat een functieplaats is verlengd/beëindigd of de actuele status noteren indien je daar iets over verneemt.
- Verder kun je de filter onder 'Bep Onb' tijdelijk instellen op 'onbepaalde tijd' en daar met een kleurtje bij opmerkingen noteren dat dit om een beëindiging i.v.m. pensionering gaat. Er worden geen geautomatiseerde berichten aflopende benoemingen verstuurd wanneer het om het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd gaat, deze dienen dus handmatig verwerkt te worden (door bijv. 3 à 4 maanden vooraf bij de leidinggevende te checken of er al gesproken is over het pensioen en of de mutatie/brief ingeregeld kunnen worden.
Zorg dat je daarna de filter weer op zowel bepaalde als onbepaalde tijd zet zodat iedereen zichtbaar is op de lijst. - Sla de lijst op in de Teams-omgeving van jouw klant- of specialisatieteam en zorg dat je eventuele opmerkingen die nog in de vorige lijst staan bij openstaande aflopende benoemingen overneemt op de nieuwe lijst. Zorg dat je de oude lijst in een archiefmap plaatst of verwijderd zodat iedereen vanuit de meest actuele lijst werkt.
Zie onderstaand overzicht om te zien welke aflopende benoemingen van de categorie overig de Servicedesk verwerkt en welke het klantteam of het specialisatieteam verwerkt (zie ook: Wie verwerkt overige registraties?).
