Er is een automatisch alert ontwikkeld om HR te attenderen wanneer medewerkers uit landen buiten de EER geen geldig identiteitsbewijs meer hebben. Dit is ingericht omdat we verplicht zijn een geldig identiteitsbewijs te hebben van dit soort medewerkers.
De alerts worden op de 1e van de maand verstuurd en bevatten medewerkers met een ID zonder vervaldatum waarvan de vervaldatum verstreken is en binnen 30 dagen van het alert is.
Nieuw identiteitsbewijs opvragen
Als de alerts op de 1e van de maand zijn binnengekomen, dien je bij deze medewerkers een nieuw, geldig identiteitsbewijs op te vragen. Je kunt onderstaande mail gebruiken.
Dear < naam medewerker >,
In connection with new regulations, Radboud University is required to keep an up-to-date copy of the valid passport of employees from outside the EU/EEA. Could you please send us a copy of your valid passport so we can update it in BASS and save it in our personnel file?
If the country of issue is now the Netherlands, we would still like to receive it so that we can update it.
Thank you in advance and please let me know if you have any questions.
Kind regards,
Paspoortgegevens registreren in BASS en Corsa
Het updaten van het nieuwe identiteitsbewijs doe je in BASS onder RU HR (met muteren) → Persoon & Functieplaats → Extra gegevens.
- Zoek de medewerker op
- Klik op het potloodje / U-nummer
- Klik vervolgens op het potloodje bij 'Identiteitsbewijzen'
- Klik op de button 'Nieuw - Identiteitsbewijzen' om de gegevens van het geldige identiteitsbewijs te registreren
- Let op: is de einddatum van het oude, ongeldigde identiteitsbewijs niet ingevuld? Vul deze dan ook direct in zodat de alerts niet meer worden gestuurd.
Voor de registratie van het document in Corsa, zie: Hoe lever ik documenten aan ter archivering in Corsa?.