Aanvragen voor aanvullend verlof verwerk je via de autorisatie RU HRSC (met muteren) → EMF. Alle aanvragen met status ‘Naar HRSC’ zijn door de medewerker verstuurd en klaar om verwerkt te worden door HRSC.
Workflow in BASS
- De goedkeuringsflow in BASS is als volgt: medewerker → HRSC → leidinggevende → salarisadministratie
- Het afkeuringsproces in BASS is als volgt:
- Afkeuren door HRSC: typ de reden in het vrije tekstveld; aanvraag gaat terug naar de medewerker.
- Afkeuren door leidinggevende: aanvraag gaat de terug naar HRSC en krijgt status ‘Afgekeurd’. Je kunt de reden van afkeuring zien door op de status te klikken te kijken naar de toelichting bij ‘Goedkeuringsoverzicht’. Pas de aanvraag aan of keur af zodat het terug naar de medewerker gaat.
- Afkeuren door salarisadministratie: aanvraag gaat terug naar HRSC en krijgt status ‘Niet verwerkbaar’. De reden van afkeuring wordt per mail naar de HR Servicedesk gestuurd. Pas de aanvraag aan of keur af zodat het terug naar de medewerker gaat.
Wanneer je een mutatie afkeurt is het belangrijk om te checken of (en waarom) de mutatie al eerder is afgekeurd, want je kunt in de mutatie niet zien of dat is gebeurd en anders worden mutaties dubbel afgekeurd.
Belangrijke punten verwerken aanvullend verlof
Er zijn een aantal belangrijke algemene punten voor het verwerken van aanvullend verlof:
- Je past in de brief altijd (behalve bij zwangerschapsverlof) het e-mailadres bij 'Contact' aan naar [email protected].
- Medewerkers moeten het werkschema aanpassen in de aanvraag. Mocht iemand veel uren opnemen, bijv. 8 of meer uur per week, maar geen wijziging in de werkdagen aangeven, dan kun je de aanvraag afkeuren om dit op te vragen. Soms nemen medewerkers het verspreid op door de week en wijzigt het werkschema niet.
- Houd altijd in de gaten om welke functieplaats een aanvraag gaat. Wanneer een medewerker met meerdere functieplaatsen aanvullend verlof aanvraagt, kiest BASS automatisch het primaire contract. Dit zie je doordat op het hoofscherm bijvoorbeeld U123456-1 staat en in de aanvraag U123456-2 staat. Kijk goed na om welk contract de aanvraag gaat en geef in het vrije tekstveld aan om welke functieplaats het gaat zodat de SA het handmatig kan verwerken. Bij twijfel, neem contact op met een van de collega's.
Ouderschapsverlof verwerken
- Selecteer de brief: ‘Extra verlof (700 ouderschapsverlof) (on)betaald ouderschapsverlof’.
- Controleer de bijlage(n) wanneer deze zijn toegevoegd. Bij een geboortekaartje de naam en geboortedatum van het geselecteerde kind controleren (medewerkers hoeven deze alleen toe te voegen als ze voor het eerst dit aanvragen).
- Zijn er andere, belangrijke bijlage(n) toegevoegd, dan even controleren of dit in het personeelsdossier opgeslagen moet worden.
- De reiskosten hoef je niets mee te doen, dit moet de medewerker zelf apart aanpassen.
- Klik op ‘Opslaan’.
- Klik op ‘Maak brief’ en kies in Xential voor:
- Bij betaald ouderschapsverlof: leeftijd kind invullen (tot 1 jaar, ouder dan 1 jaar of deels jonger en deels ouder).
- Let op: in Xential is deze optie maar ingebouwd voor 1 kind. Neemt een medewerker verlof op voor meerdere kinderen, dan dien je handmatig in de tekst erbij te zetten om welk kind(eren) het gaat en of de alinea en periodes kloppen.
- Leeftijd kind bij aanvang verlofperiode: jonger dan 4 jaar of ouder dan 4 jaar
- HR-medewerker: standaard
- Opbouwen
- Brief netjes maken en opslaan
- Bij betaald ouderschapsverlof: leeftijd kind invullen (tot 1 jaar, ouder dan 1 jaar of deels jonger en deels ouder).
- Vervolgens kun je het EMF doorzetten door te klikken op ‘Goedkeuring’
Als een bijlage een verklaring van de vorige werkgever m.b.t. het opgenomen ouderschapsverlof betreft, dan dien je deze te controleren en te checken of het resterende saldo ouderschapsverlof is aangepast o.b.v. de ingevulde periodes eerder opgenomen verlof.
Ouderschapsverlof eerder beëindigen of verlengen
Het onderbreken/stopzetten van ouderschapsverlof is mogelijk in onderstaande gevallen. Voor feestdagen of andere redenen is dit niet mogelijk. Een medewerker kan de reden van het stopzetten niet aangeven in BASS. Kijk daarom goed of het bijvoorbeeld net voor een feestdag gebeurt. Is dit niet het geval, dan kan het verwerkt worden.
- I.v.m. zwangerschaps- bevallings-, adoptie- of pleegzorgverlof
- Onvoorziene situatie zoals:
- Partner wordt werkloos waardoor gezinsinkomen achteruit gaat
- Er komt een plaats vrij bij de kinderopvang
- Extra kosten door bijvoorbeeld een verhuizing waardoor meer inkomen benodigd is
- (Langdurige) ziekte
Pas de eerste alinea in de brief aan naar de nieuwe situatie, bijvoorbeeld:
- Je neemt betaald ouderschapsverlof op voor [naam kind] met ingang van [oorspronkelijke startdatum] tot en met [oorspronkelijke einddatum]. Je hebt aangegeven het ouderschapsverlof eerder te willen beëindigen. Om die reden is de verlofperiode aangepast naar [oorspronkelijke startdatum] tot en met [nieuwe einddatum].
- Je neemt betaald ouderschapsverlof op voor [naam kind] met ingang van [oorspronkelijke startdatum] tot en met [oorspronkelijke einddatum]. Je hebt aangegeven het ouderschapsverlof te willen verlengen. Om die reden is de verlofperiode aangepast naar [oorspronkelijke startdatum] tot en met [nieuwe einddatum].
Geboorteverlof verwerken
- Selecteer de brief: ‘Extra verlof (700 geboorteverlof) geboorteverlof’.
- Controleer of de bijlage een geboortekaartje of -akte is en of naam en geboortedatum overeenkomen.
- Klik op ‘Opslaan’.
- Klik op ‘Maak brief’ en kies in Xential voor:
- HR-medewerker: standaard
- Opbouwen
- Brief netjes maken en opslaan
- Vervolgens kun je het EMF doorzetten door te klikken op ‘Goedkeuring’.
Let op: een medewerker heeft tijdens de dag(en) van de bevalling recht op maximaal 2 dagen bevallingsverlof (=calamiteitenverlof). Dit registreert de medewerker zelf zoals je ook vakantieverlof registreert. Vanaf de dag na de bevalling kan de medewerker geboorteverlof opnemen. Het gebeurt vaak dat medewerkers calamiteitenverlof opnemen de dag na de bevalling, dit mag niet. Controleer daarom altijd ook het opgenomen calamiteitenverlof van een medewerker via 'Historie medewerker' in BASS.
Aanvullend geboorteverlof verwerken
Aanvullend geboorteverlof betreft maximaal 5 werkweken binnen 6 maanden na geboorte van het kind. Medewerkers kunnen dit verspreiden over meerdere periodes: maar dan moeten ze dit wel in één aanvraag toesturen. Zie je van één medewerker meerdere losse aanvragen geboorteverlof? Zorg dat je deze allemaal afkeurt en je diegene verzoekt om het in één aanvraag te versturen.
- Selecteer de brief: ‘Extra verlof (700 aanvullend geboorteverlof) aanvullend geboorteverlof’.
- Controleer bijlage(n) indien deze zijn toegevoegd. Geboortekaartje is niet verplicht omdat kind al geregistreerd is bij geboorteverlof.
- De reiskosten hoef je niets mee te doen, dit moet de medewerker zelf apart aanpassen.
- Klik op ‘Opslaan’.
- Klik op ‘Maak brief’ en kies in Xential voor:
- HR-medewerker: standaard
- Opbouwen
- Brief netjes maken en opslaan
- Vervolgens kun je het EMF doorzetten door te klikken op ‘Goedkeuring’.
Zwangerschapsverlof verwerken
- Selecteer de brief: ‘Extra verlof (700 zwangerschapsverlof) zwangerschaps- en bevallingsverlof’.
- Controleer of de bijlage een verklaring van de arts/verloskundige is en of de uitgerekende bevallingsdatum overeenkomt.
- De reiskosten hoef je niets mee te doen, dit moet de medewerker zelf apart aanpassen.Klik op ‘Opslaan’.
- Klik op ‘Maak brief’ en kies in Xential voor:
- Ziek melden bij: HR-medewerker
- HR-medewerker: standaard
- Klik op ‘Opbouwen’ en sla de brief op.
- Vervolgens kun je het EMF doorzetten door te klikken op ‘Goedkeuring’.
Wanneer iemand zwangerschapsverlof wilt aanvragen terwijl er een einddatum van het contract (ontslag) is gevuld, dan moet het verlof voor minder dan 16 weken worden ingeregeld. De medewerker kan dit zelf niet aanvragen in BASS. Dit moet via [email protected] aangevraagd worden zodat HR Servicedesk dit handmatig kan inregelen. Er dient contact opgenomen te worden met het klantteam om te informeren of er een verlenging ingeregeld wordt voor de medewerker. Als dat zo is, kan HR Servicedesk daarna een mutatie indienen om het zwangerschapsverlof te verlengen. Dit is belangrijk i.v.m. de UWV aanvraag.